Возможности 5S

Однако возможности этой методики и сфера ее использования гораздо шире, чем просто организация рабочего пространства. Те же японцы считают, что 5S — составная часть самоменеджмента и тайм-менеджмента, поскольку экономия времени, возникающая при рациональной организации труда в конечном счете приводит к экономии всех других видов ресурсов, что и является главной целью методики 5S. Мышление менеджера может быть рассмотрено на основе понятия разнообразия, сформулированного английским ученым У.Р. Эш би. Закон о необходимом разнообразии — первый закон для любого управленца, но в первую очередь он важен для руководителя, управляющего внедрением инноваций и проектами в целом. Применительно к области управления этот закон можно пояснить на следующем примере. Когда руководитель сталкивается с проблемой, всегда имеет место некоторое разнообразие путей ее решения VR. Этому разнообразию противостоит разнообразие конкретных действий руководителя VD. Задача лица, принимающего решения, — свести разнообразие VR–VD к минимуму. Из этого закона непосредственно следует утверждение: желательно, чтобы разнообразие возможных действий управляющего было не ниже разнообразия вероятных действий управляемой им системы. Разнообразие действительных возможностей менеджера определено его образованием, самоорганизацией, пониманием ситуации,социальным интеллектом, знанием современных концепций и методов управления и т. п. В данном контексте применение метода 5S становится более значимым для личной организации субъекта управления и, как следствие, для создания среды преобразований.

Проблема наведения порядка в голове всегда заботила человека, который пытался ее решить, призывая на помощь психологов и психиатров. Как человек думает, как принимает решения, — с позиции менеджмента является основным конкурентным преимуществом управления. Для умения навести порядок в операционной деятельности менеджер должен определиться с целями, выстроить приоритеты, отвлечь внимание от несущественных дел и сосредоточиться на существенных, бороться с потерями времени. Многозадачность управленческого труда часто ставит нас в неловкое положение, поскольку задачи забываются, цели размываются, а вспомнить все не так просто. Установлено, что за день в сознании человека мелькает около шестидесяти тысяч мыслей, из них 95% ничуть не отличаются от вчерашних. Менеджер, знакомый с методикой 5S, наверняка ловил себя на мысли: вот бы такой порядок навести в голове… На наш взгляд, польза от инструмента 5S для соблюдения порядка и чистоты на рабочем месте, очевидна и для наведения порядка в голове, улучшения функционирования мозга и повышения личной продуктивности. Как разгрузить мозг? Составляем перечень действий в пять шагов (схема 1).

Графическое представление системы 5S

Схема 1 Графическое представление системы 5S

1. Сортировка (Seiri).

Предполагается, что все предметы, находящиеся на рабочем месте, в том числе в шкафчиках, на столах и под столами, должны быть рассмотрены с точки зрения их необходимости на рабочем месте. Таким же образом можно сортировать мысли: личные, общественные, краткосрочные, долгосрочные, семейные и т. п. задачи нужно записать в любой последовательности в виде примерного перечня дел, чтобы не держать их в голове. Тогда мозг начнет улучшать свою качественную характеристику — продуктивность, тем более что среди разнообразия дел он все равно не сможет определить приоритеты… Все задачи можно сортировать по приоритетности и значимости, используя известный в тайм-менеджменте инструмент — матрицу Эйзенхауэра, или приоритетов (таблица).

Срочно и важно

Важно, но не срочно

Сделать сразу

Наименование

Решить, когда сделать

Наименование

1

Управление кризисами

1

Анализ, планирование, оценка

2

Критические ситуации

2

Восстановление сил, отдых

3

Неотложные проблемы

3

Поиск новых возмозностей и идей

4

Использование внезапных возможностей

4

Обучение и развитие

5

Проекты с жесткими сроками реализации

5

Выстраивание взаимоотношений со значимыми людьми

Неважно и не срочно

Срочно, но не важно

Сделать  позже

Наименование

 

Перепоручить

Наименование

1

Мелочи, отнимающие время

1

Отвлечение  от  приоритетных  задач

2

Неэффективный отдых

2

Реакция на события: ответы на звонки, письма, вопросы

3

Случайные звонки

3

Некоторые встречи

4

Прочтение ненужной почты

4

Предстоящие  неотложные  дела

5

«Убивание» времени в различных формах

5

Необязательные совещания

Правило, которое вытекает из матрицы: желательно планировать свою деятельность в квадрате «важно, но не срочно». Такая позиция позволяет увеличить продуктивность работы.

2. Соблюдение порядка (Seiton).

Все, что решено оставить на рабочем месте, должно быть хорошо организовано, для каждой мелочи, не говоря уже об инструменте, должно быть предусмотрено и обозначено свое место. Это ключевое условие минимизации затрат на непродуктивные поиски.Положение о системной организации деятельности мозга получило развитие в теории функциональных систем П.К. Анохина. Основанные на этом положении система структурированного внимания и метод с аналогичным названием рассматривают сознание как иерархичную систему. Практическое использование системы поможет менеджеру управлять памятью, информацией и мотивацией. С помощью МСВ можно соблюдать порядок в голове. Чтобы поиски информации были менее длительными, необходимо создать порядок мыслей, учитывая некоторые свойства внимания человека. МСВ позволяет вводить в поле зрения нужные дела в нужное время и основан на свойствах сознания (схема 2).

Структура внимания

Схема 2 Структура внимания

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом,мыслью, документом. Умение некоторых людей работать с несколькими делами одновременно — следствие высокой переключаемости внимания. Из схемы 2 видно, что мозг человека имеет трехуровневую структуру памяти. Фокус внимания — область, соответствующая зоне сознания. В ней в один момент времени должен находиться только один объект — тот, с которым вы непосредственно работаете. Предсознание может контролировать 7±2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью и т. п.), мы можем держать в поле зрения еще пять–девять, но не больше! Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание, и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент («кайрос») для наступления которых может наступить в ближайшее время. Подсознание, или область далекого внимания работает с бесконечным числом объектов. Пока ваше сознание решает одну проблему, подсознание занимается всеми остальными. В нем хранится вся прочая информация. Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить указатель на это дело из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближайшего внимания нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7±2. Ошибка многих менеджеров состоит в том, что они пытаются удержать в сознании и предсознании гораздо больше дел, чем те способны вместить. Таким образом, и сознание, и подсознание используются нерационально. Искусство эффективного управления задачами состоит в том, чтобы не пытаться решать все проблемы одновременно, а концентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв обо всех прочих. Однако для этого нужно создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между уровнями сознания. Ваша система личной работы — это как бы продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, она должна быть структурирована так же, как структурировано ваше сознание (см. схему 2).Покажем алгоритм создания системы структурирования внимания по аналогии с горизонтами планирования: день, неделя, год. Уровень ежедневного, оперативного планирования — это ваше «стратегическое сознание», которое может быть более или менее сконцентрировано на каком-либо проекте. Уровень недельного, тактического планирования — это «стратегическое предсознание», в котором могут находиться одновременно несколько проектов, между которыми вы переключаетесь. Их доля в структуре времени вашего сегодняшнего дня невелика, т. е. они находятся «на периферии сознания». И наконец, уровень годового, стратегического планирования — это «стратегическое подсознание», в котором может быть сколько угодно замыслов и целей. Сейчас вы на них почти не тратите времени, но постепенно они могут перейти в «предсознание», т. е. вы начнете выполнять по ним подготовительные операции, и затем в благоприятный момент они перейдут в «сознание» — вы сконцентрируетесь на их выполнении. Переход дел между уровнями сознания происходит регулярно (это итерационная процедура), а также при существенной смене обстоятельств (например, при завершении очередного проекта). Менеджер просматривает свой «список стратегических дел» и принимает решение: такой-то из замыслов должен быть перенесен в «предсознание», на тактический уровень, т. е. должна быть начата подготовительная работа по этому замыслу.

3. Содержание в чистоте (Seiso).

Это значит обеспечить чистоту оборудования и рабочего места, достаточную для проведения контроля, и по стоянно поддерживать ее. С тем, что мозг нужно содержать в чистоте, никто не спорит. Что это означает? Допускать туда только самую важную информацию, мыс лить положительными категориями, думать о том, как сделать положение вещей лучше, а также концентрироваться на главном, помня, что концентрация — основа совер шенствования сознания.

4. Стандартизация (Seiketsu).

Под этим подразумевается создание стандартов чистоты оборудования и рабочих мест, закрепленных в понятных и простых контрольных листах, которые заполняются и подписываются рабочими.Инструментами стандартизации мыслей можно считать «список дел», «чек-лист», «дневник времени», программы планирования в органайзере Outlook и другие формы, которые позволяют быстро просматривать то, что необходимо сделать, и выполнить нужную работу. Эти инструменты позволяют решать одновременно проблему визуализации информации в свойственных им формах. Можно предложить форму группировки дел, сортировки задач по выбранным категориям с визуализацией на стенде задач, в личном планинге. Категории могут быть весьма разнообразными: звонки, электронная почта, проекты и т. п. Для сохранения списка задач может быть использован блокнот, стена с наклеенными разноцветными стикерами (фото). Важное условие — список должен быть один и находиться в зоне прямой видимости.

Вариант списка задач

Вариант списка задач

5. Совершенствование (Shitsuke).

Подразумевается не только соблюдение установленных графиков уборки и поддержание порядка, закрепленного в стандартах, но и постоянное совершенствование. Кто будет спорить, что мозг нужно тренировать и развивать не менее активно, чем мышцы. Для повышения продуктивности мозговой деятельности необходимо прежде всего формировать личные навыки планирования и организации своей работы. Автор показывает методику постоянного совершенствования личности через формирование навыков. По его мнению, совершенство есть не действия, а привычки, которыми, как сказал Аристотель, можно овладевать, а можно от них избавляться. Совершенствование становится возможным благодаря использованию мощных инструментов развития личности в четырех измерениях: физическом, духовном, интеллектуальном и социально-эмоциональном. Развивать их нужно сис темно, самым разумным и сбалансированным образом. Подобная система упорядочения мозговой деятельности предложена в книге Карсон Тейт «Работай легко». Автор назвал ее TASK — перечень действий по первым буквам: Think — думать, Act — действовать, Soft — сортировать, Keer — хранить. Цель системы TASK сформулирована следующим образом: действовать разумнее, а не ретивее.

В заключение отметим: тайм-менеджмент учит, что главная причина низкой результативности — неумение распределять свое время, но он не учитывает когнитивный стиль личности, требующий индивидуализации набора инструментов для продуктивности, за что часто подвергается критике. С учетом сложности мозговой деятельности человека, такая интерпретация методики 5S может вызвать возражения психологов и обвинения авторов в дилетантстве. Однако наш метод «5S для мозга» представляет собой структурированный подход к решению проблемы продуктивности и расширяет набор методов по самоорганизации. Разумное, а не ретивое использование структурированного подхода «5S для мозга» является, на наш взгляд, хорошим организующим началом в повышении разнообразия субъекта управления и, как следствие, для достижения операционного совершенства.

Елена Викторовна
Кравченко
канд. техн. наук, доцент кафедры
менеджмен та Университета управления
«ТИСБИ» (Казань)

Наталья Константиновна
Потапова
старший преподаватель кафедры
менеджмен та Университета управления
«ТИСБИ» (Казань)