Требования к техническим заданиям на выполнение сторонними организациями работ

УТВЕРЖДЕНЫ распоряжением ОАО "РЖД" от 09.02.2016г. N 222р

 

ТРЕБОВАНИЯ

К ТЕХНИЧЕСКИМ ЗАДАНИЯМ НА ВЫПОЛНЕНИЕ СТОРОННИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ РАБОТ ПО ОБСЛЕДОВАНИЮ, ВЫДЕЛЕНИЮ, МОДЕЛИРОВАНИЮ, РЕГЛАМЕНТАЦИИ, АНАЛИЗУ, СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРОЦЕССОВ И РАЗРАБОТКЕ СООТВЕТСТВУЮЩИХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Общие положения

1. Настоящий документ определяет требования к содержанию технических заданий на выполнение сторонними организациями (далее -Исполнитель) работ по обследованию, выделению, моделированию, регламентации, анализу, совершенствованию процессов и разработке соответствующих нормативных документов (далее - Работы).

2. Положения настоящих Требований обязательны для применения подразделениями аппарата управления, филиалами и другими структурными подразделениями ОАО "РЖД" (далее - Заказчик).

Термины, определения и сокращения

3. Определения терминов, используемых в настоящих Требованиях, приведены в Глоссарии терминов и определений в области управления процессами ОАО "РЖД" [4.1].

Нормативные ссылки

4. Требования разработаны с учетом положений следующих нормативных документов:

4.1. Глоссарий терминов и определений в области управления процессами ОАО "РЖД" (утвержден распоряжением ОАО "РЖД" от 25 декабря 2015 г. N 3089р).

4.2. СТК 1.06.001. Стандарт по качеству ОАО "РЖД". Управление проектами ОАО "РЖД". Общие положения (введен в действие распоряжением ОАО "РЖД" от 27 ноября 2008 г. N 2530р).

4.3. Свод правил моделирования процессов и бизнес-архитектуры ОАО "РЖД" (утвержден распоряжением ОАО "РЖД" от 11 января 2011 г. N 8р).

4.4. Методика обследования, выделения, анализа и совершенствования процессов (утверждена распоряжением ОАО "РЖД" от 25 декабря 2015 г. N 3089р).

4.5. Укрупненная схема комплексной процессной модели организации и функционирования ОАО "РЖД" (утверждена распоряжением ОАО "РЖД" от 9 июля 2015 г. N 1696р).

4.6. Порядок использования автоматизированной системы управления бизнес-моделированием (АСУ БМ) для моделирования бизнес-архитектуры и процессов ОАО "РЖД" (утвержден распоряжением ОАО "РЖД" от 19 октября 2015 г. N 2484р).

4.7. Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО "РЖД" (утверждена приказом ОАО "РЖД" от 17 июня 2013 г. N 55).

4.8. Стандарт регламентов ОАО "РЖД" (распоряжение ОАО "РЖД" от 31 октября 2011 г. N 2338р).

Требования к составу разделов технического задания на выполнение Работ сторонними организациями

5. Техническое задание на проведение Исполнителем Работ должно содержать следующие разделы:

основание для проведения Работ;

цель Работ;

задачи Работ;

границы Работ;

требования к ресурсам;

общие требования к выполнению Работ;

общие требования к результатам Работ.

Требования к разделу технического задания "Основание для проведения Работ"

6. В качестве основания для проведения Работ могут выступать утвержденные и актуальные на момент разработки технического задания программы мероприятий (проектов) по совершенствованию деятельности Компании <1>.

--------------------------------

<1> Например, Программа мероприятий по расширению применения процессного подхода в управлении и повышении эффективности деятельности ОАО "РЖД" (утверждена распоряжением ОАО "РЖД" от 12 сентября 2014 г. N 2174р).

Требования к разделу технического задания "Цель Работ"

7. Цель выполнения Работ должна обеспечивать повышение эффективности деятельности Заказчика за счет совершенствования (оптимизации) и/или трансформации (реорганизации) процесса (группы процессов) Заказчика.

Требования к разделу технического задания "Задачи Работ"

8. В зависимости от поставленной цели (целей) и текущего статуса процессов Заказчика в состав задач должны быть включены:

обследование и анализ сведений об организации текущей деятельности Заказчика;

проектирование и моделирование процесса (группы процессов);

анализ моделей процессов, выявление "узких мест" в организации деятельности и определение приоритетных процессов для совершенствования;

подготовка предложений по совершенствованию процессов;

разработка комплексного плана внедрения предложений по совершенствованию процессов, а также рекомендаций по его исполнению;

другие работы (при необходимости).

9. Состав задач Работ должен обеспечивать достижение цели (целей) Работ при условии их выполнения и не быть избыточным.

10. Примерный состав работ и их соответствие задачам проекта приведен в приложении к настоящему документу.

Требования к разделу технического задания "Требования к ресурсам"

11. В состав команды проекта должны быть включены специалисты Исполнителя, имеющие подтвержденный опыт реализации проектов с применением методов и инструментов процессного подхода. При этом, как минимум, 1 специалист должен иметь действующий сертификат (свидетельство, диплом или иной документ), подтверждающий наличие у него квалификации в области описания и анализа процессов с использованием нотаций и инструментальных средств ARIS.

12. Кандидатуры представителей Исполнителя в рабочей группе проекта должны быть согласованы с Заказчиком.

Требования к разделу технического задания "Границы Работ"

13. В рамках Технического задания должны быть определены границы работ по проекту, в том числе:

организационные границы (подразделения Компании, которые задействованы в проекте);

территориальные границы (полигоны железных дорог, которые задействованы в проекте);

процессные границы (процессные домены (группы) и/или отдельные процессы, которые задействованы в проекте).

Требования к разделу технического задания "Общие требования к выполнению Работ"

14. Организация выполнения Работ должна соответствовать установленным требованиям к управлению проектами в ОАО "РЖД" [4.2].

15. Исполнителем должны быть разработаны документы по управлению проектом, описывающие состав рабочих групп, организацию их работы, распределение функций между участниками проекта, полномочия и ответственность органов управления проектом и другие организационные вопросы.

16. Состав рабочей группы и организация ее работы должны быть определены совместно Заказчиком и Исполнителем и утверждены распорядительным документом Заказчика. Руководитель рабочей группы должен быть назначен из числа руководителей Заказчика.

17. Работы должны выполняться поэтапно, на основе календарного плана-графика. Разработанный Исполнителем календарный план-график Работ должен быть согласован с Заказчиком и утвержден распорядительным документом Заказчика.

Требования к разделу технического задания "Общие требования к результатам Работ"

18. Результаты Работ должны соответствовать требованиям технического задания и нормативным документам ОАО "РЖД", в том числе удовлетворять (не противоречить) требованиям документов [4.1], [4.3] - [4.8]. Исполнителю должна быть предоставлена возможность получить указанные документы, направив запрос в адрес Заказчика.

19. При необходимости перечень внутренних нормативных документов ОАО "РЖД", устанавливающих требования к результатам Работ может быть расширен в рамках конкретного Технического задания.

20. Модели процессов должны быть сформированы в базе данных АСУ БМ ОАО "РЖД".

21. Разрабатываемые регламенты процессов должны соответствовать требованиям [4.8].

Приложение

Примерный перечень работ и их результатов в зависимости от задач проекта

       Задача проекта        

    Работы, выполняемые для решения задачи    

                 Результат                 

Обследование и анализ сведений 

об организации текущей         

деятельности Заказчика         

Сбор, систематизация и анализ нормативной     

документации (стратегий, концепций, стандартов,

регламентов и др.), связанной с деятельностью 

Заказчика (в пределах границ проекта);        

анализ организационной структуры Компании (в  

пределах границ проекта);                     

проведение опросов и интервью с ответственными

сотрудниками Заказчика;                       

сбор информации о фактическом выполнении      

процессов с использованием фотографии рабочего

времени и хронометража;                       

анализ фактически выполняемой деятельности    

("анализ записей")                            

Отчет о текущем уровне организации         

деятельности Заказчика                     

Проектирование и моделирование 

процесса (группы процессов)    

Проведение совещаний по выделению и           

моделированию процессов;                      

выделение процессов (определение границ) и    

отражение места рассматриваемых процессов на  

укрупненной схеме комплексной процессной модели

организации и функционирования ОАО "РЖД",     

[4.5]),                                       

описание основных характеристик процессов в   

форме карты процесса;                         

определение критериев оценки процессов с точки

зрения потенциала их совершенствования;       

идентификация нормативных документов,         

определяющих требования к выполнению процесса 

или регламентирующих выполнение отдельных     

операций выделенного процесса;                

расстановка приоритетов и составление         

плана-графика разработки моделей процессов;   

разработка моделей процессов;                 

разработка описаний (карт) процессов;         

согласование  разработанных моделей и описаний

процессов с   Заказчиком                      

Согласованные с Заказчиком и Департаментом 

развития системы управления модели         

процессов в базе данных АСУ БМ ОАО "РЖД";  

карты процессов                            

Анализ моделей процессов,      

выявление "узких мест" в       

организации деятельности и     

определение приоритетных       

процессов для совершенствования

Анализ процесса по отношению к типовым        

требованиям (соответствие "лучшим практикам", 

отраслевым стандартам, референтным моделям,   

стандартам ИСО серии 9000 и т.п.);            

логический анализ (анализ бизнес-логики       

процесса, визуальный анализ графических схем  

процесса - выявление типовых ошибок процесса);

анализ необходимости и достаточности ресурсного

окружения для получения требуемого результата 

процесса (анализ используемых информационных  

систем, потоков данных и выявление            

информационных разрывов и т.п.);              

анализ данных мониторинга исполнения процесса 

(анализ показателей удовлетворенности клиентов

процесса, показателей результата выполнения   

процесса (продукта или услуги), показателей   

хода процесса);                               

анализ отчетов о результатах аудита процессов 

(при их наличии);                             

проведение функционально-стоимостного анализа 

процессов;                                    

имитационное моделирование процессов;         

оценка нормативной (методической и            

регламентной) обеспеченности выделенных       

процессов                                     

Заключение о выявленных проблемах, "узких  

местах" и процессах, обладающих            

максимальным потенциалом совершенствования 

Подготовка предложений по      

совершенствованию процессов    

Подготовка предложений о целесообразных       

изменениях как в процессах, так и (при        

необходимости) в укрупненной схеме комплексной

процессной модели организации и               

функционирования ОАО "РЖД" (в соответствии с  

[4 - 6]);                                     

подготовка предложений по формированию        

(уточнению, повышению сбалансированности)     

комплекса показателей (метрик) процесса       

(показателей удовлетворенности клиентов       

процесса, показателей результата выполнения   

процесса (продукта или услуги), показателей   

хода процесса);                               

разработка методических основ определения     

нормативных и целевых значений показателей    

(метрик) процесса;                            

определение целесообразных нормативных и      

целевых значений показателей (метрик)         

процесса;                                     

формирование функциональных требований к      

информационным системам (при необходимости);  

подготовка предложений по внесению изменений в

организационную структуру Компании;           

согласование подготовленных предложений с     

Заказчиком с целью определения целесообразных 

изменений;                                    

формирование моделей и описаний процессов "как

должно быть";                                  

подготовка рекомендаций по разработке новых или

изменению действующих нормативных документов  

Заказчика, определяющих требования к выполнению

процесса                                      

Аналитическая записка, включающая          

предложения по совершенствованию процессов,

организационной структуры, информационных  

систем и т.п.;                             

методика определения нормативных и целевых 

значений показателей (метрик) процесса;    

согласованные с Заказчиком и Департаментом 

развития системы управления модели         

процессов "как должно быть" в базе данных  

АСУ БМ ОАО "РЖД";                          

проект    изменений    пакета     внутренних

нормативных   документов,    соответствующих

требованиям    Заказчика    и    реализующих

подготовленные        предложения         по

совершенствованию                 процессов,

организационной  структуры,   информационных

систем и т.п                                

Разработка комплексного плана  

внедрения предложений по       

совершенствованию процессов, а 

также рекомендаций по его      

исполнению                     

Разработка комплексного плана внедрения       

предложений по совершенствованию процессов,   

организационной структуры, информационных     

систем и т.п., включая детальные планы по     

отдельным направлениям деятельности;          

согласование разработанного плана с Заказчиком

с целью определения целесообразности его      

реализации;                                   

подготовка рекомендаций по реализации         

комплексного плана внедрения                  

Согласованный с Заказчиком комплексный  план

внедрения предложений  по  совершенствованию

процессов,    организационной     структуры,

информационных  систем   и   т.п.,   включая

детальные планы  по  отдельным  направлениям

деятельности, в т.ч.:                      

план введения в  действие  изменений  пакета

внутренних нормативных документов;         

план проведения обучения руководителей     

специалистов (при необходимости);          

план внедрения (доработки) информационных  

систем (при необходимости);                

план внесения изменений в организационную  

структуру (при необходимости);             

план подготовительных мероприятий (при     

необходимости);                            

рекомендации по реализации комплексного    

плана внедрения предложений по             

совершенствованию процессов,               

организационной структуры, информационных  

систем и т.п.