2.1.4.1. Основные положения

2.1.4. Документы, применяемые в ОАО «РЖД»

Документ <делопроизводство>

Зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

[Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утверждённая приказом ОАО «РЖД» от 14 декабря 2017 г. № 120]

Документ распорядительный

Приказ, распоряжение и другой документ, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, издаваемый для обеспечения уставной деятельности.

Документ организационно-правовой

Положение, правила, инструкция, регламент и другие документы, в которых определяются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности общества и подразделений общества, а также содержащие предписания нормативного характера, рассчитанные, как правило, на многократное применение в течение длительного времени и обязательные для работников общества, а в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, - и для пользователей услуг общества.

Документ информационно-справочный

Протокол, письмо, служебная и докладная записки, акт, телеграмма, телефонограмма, факсограмма и другие документы, посредством которых осуществляется информационный обмен как с органами государственной власти, организациями и физическими лицами, так и между руководителем общества (его заместителями) и подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями общества, а также подразделений общества между собой.

Документооборот

Движение документов с момента их создания (получения) до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Делопроизводство

Деятельность, связанная с выполнением в обществе и его подразделениях работ по документированию, с организацией документооборота, хранением и использованием документов, а также ведением канцелярских дел.

Нормативный документ

Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Примечание - Под документом следует понимать любой носитель информации, которая записана в нем или на его поверхности.

[ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Термины и определения]

Технический документ

Конструкторский или технологический документ, используемый при производстве, эксплуатации и ремонте технических средств и объектов: подвижного состава, объектов инфраструктуры.

[СТО РЖД 05.010-2018 Объекты железнодорожной инфраструктуры и подвижной состав. Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»]

Конструкторский документ

Документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия и имеет содержательную и реквизитную части, в том числе установленные подписи.

[ГОСТ 2.001-2013 Единая система конструкторской документации. Общие положения]

Технологический документ

Документ, определяющий технологические процессы изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта продукции, номенклатура и комплектность которых определяется в зависимости от типа и характера производства.

Техническая документация (на продукцию)

Совокупность документов, которые в зависимости от их назначения содержат данные, необходимые и достаточные для обеспечения каждой стадии жизненного цикла продукции.

Примечание - К технической документации относится конструкторская, технологическая, эксплуатационная и ремонтная документация и т.п. В ряде отраслей технические условия рассматривают в составе технической документации, но в соответствии с федеральным законодательством технические условия одновременно являются одним из видов документов по стандартизации.

[ГОСТ Р 1.15-2017 Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Правила создания и функционирования]

Документы транспортного планирования

Документы, определяющие цели, направления, мероприятия и показатели развития транспортной системы для обеспечения объективно обусловленных потребностей в перевозке населения и грузов.

[Якимов М.Р. Транспортное планирование: терминологический словарь. – М: Агентство РАДАР, 2022. – 86 с.]

Внешняя нормативная и техническая документация

Нормативная документация, не утверждаемая ОАО «РЖД», конструкторская, технологическая документация на поставляемую для нужд ОАО «РЖД» продукцию, утверждаемая ее изготовителями.

Жизненный цикл нормативного и технического документа

Период времени с момента инициирования разработки/приобретения документа до архивации.

Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»

Совокупность организационных и технических средств, целью которой является создание и поддержание в актуальном состоянии базы нормативной и технической документации в ОАО «РЖД», необходимой и достаточной для эффективного выполнения функций подразделениями ОАО «РЖД».